Proveedor
Corresponde a la persona natural que de manera directa responde a título personal o persona Jurídica o moral que responde a una sociedad constituida conforme a las leyes Colombianas y/o del país procedente, plenamente capaz para celebrar la presente Orden de Compra.
En caso de que el Proveedor sea una persona natural y/o Jurídica de nacionalidad Colombiana debe encontrarse debidamente inscrito en Cámara de Comercio y en el Registro Único Tributario “RUT”, administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En caso de ser extranjero, deberá estar debidamente inscrito en el Registro Mercantil o autoridad competente en su país de origen.
La persona natural y/o jurídica que para este documento se denomina “El Proveedor” debe contar con los conocimientos, experiencia, solvencia económica y moral, así como con los recursos humanos y materiales necesarios para obligarse y cumplir los términos y condiciones de la presente Orden de Compra (“CGC”).
Orden de Compra
Las presentes CGC serán de aplicación directa a todas las adquisiciones de bienes, servicios y/o suministros realizados por FAES. La recepción o firma de esta Orden de Compra por parte de El Proveedor, implica su aceptación incondicional, por lo que no se le exime de ninguna de las obligaciones aquí contraídas.
En caso de existir diferencias entre las condiciones pactadas en el Contrato, si este existiere, y las que aparecen en esta Orden de Compra, prevalecerán las condiciones del Contrato. Por su parte, en caso de existencia de condiciones generales de venta del Proveedor, las presentes “CGC” deberán prevalecer.
Cualquier cambio a las CGC, deberá ser documentado y autorizado por FAES (FAES: denominación tal como se define en el numeral siguiente).
- FAES: Se refiere a FAES Farma Colombia S.A.S.
- Precio: El precio acordado en esta Orden de Compra, el cuales total e incluye los productos y servicios que aquí se mencionan bajo cotización, por lo que no podrá incrementarse por ningún motivo.
Condiciones de cumplimiento de la Orden de Compra.
El Proveedor, o un tercero designado por éste en cada caso, fabricará los productos y/o prestará los servicios objeto de la Orden de Compra solicitada por FAES en cada caso de conformidad con (i) la legislación y normativa aplicable, (ii) las especificaciones del producto y/o servicio aprobadas por escrito por FAES y (iii) el acuerdo de calidad que será suscrito por las Partes, cuando resulte de aplicación, y mantendrá en todo momento vigentes cualesquiera autorizaciones y/o licencias necesarias para la fabricación del producto y/o prestación del servicio objeto de la Orden de Compra.
Pruebas y revisiones
FAES efectuará las pruebas, revisiones o los análisis que sean necesarios para certificar que los productos o servicios poseen las especificaciones técnicas requeridas por FAES. Entregas de mercancías y/o servicios
El lugar, la fecha y los términos internacionales de comercio (Incoterms) de transporte y entrega de la Orden de Compra, cuando aplique, serán los que figuren en la hoja de Orden de Compra enviada por FAES al Proveedor. En caso de no especificarse, se entenderá que habrá de ser entregada en términos “DAP” (FAES). FAES no se hará responsable de las Órdenes de Compra cuando éstas hayan sido enviadas a otra dirección y/o mediante otros términos internacionales de comercio.
La entrega y/o prestación de cualquier Orden de Compra deberá realizarse dentro del horario de FAES y respetando el calendario laboral aplicable a cada centro, que será facilitado al Proveedor en cualquier momento bajo petición de éste.
La tolerancia máxima de admisión de la Orden de Compra respecto a la cantidad solicitada será del 10% en exceso y el 0% en defecto, salvo para (i) materias primas, de las que se aceptará un +/- 10 % tanto en exceso como en defecto; y (ii) materiales de acondicionamiento, de los que se aceptará un +/- 10%. El incumplimiento de este punto supondrá el retraso del pago de la factura afectada hasta regularizar la cantidad total fijada en la Orden de Compra, momento a partir del cual comenzará a contar el vencimiento de la factura.
Si a la recepción de la Orden de Compra FAES observa cualquier diferencia en cantidad de producto respecto a la solicitada en la Orden de Compra, que no cumpla con lo previsto en esta Cláusula o que no haya sido previamente aceptada por FAES por escrito, lo comunicará al Proveedor para que subsane la deficiencia.
FAES aplicará la Penalización por Retraso hasta que se subsane la causa de la deficiencia.
La recepción de la Orden de Compra no implicará, en ningún caso, su aceptación, que quedará pendiente de la correspondiente verificación de calidad. En caso de rechazo, el Proveedor repondrá inmediatamente la Orden de Compra y se aplicará la Penalización por Retraso hasta que se subsane la causa que provocó el rechazo.
Todos los envíos de mercancía deberán ir acompañados de la siguiente documentación: (i) el packing list, (ii) el número de lote y número de la Orden de Compra, (iii) cuando aplique, el certificado de análisis de cada lote de producto y la ficha de datos de seguridad, (iv) la persona solicitante, así como (v) cualquier otra documentación expresamente solicitada por FAES en cada caso.
Salvo aceptación expresa en contrario, FAES admitirá un único lote por Orden de Compra. Las mercancías deberán ser identificadas en su embalaje exterior con los siguientes datos: referencia del producto, descripción, lote, caducidad, unidad de medida, numeración, así como el número de Orden de Compra y persona solicitante. Se deberá indicar claramente y de forma visible todos los pictogramas y textos relativos a la peligrosidad de los productos, en caso de resultar necesarias, las condiciones especiales de almacenamiento, así como de su impacto ambiental. En el albarán de entrega deberá también reflejarse el número de Orden de Compra. Serán a cargo del Proveedor los posibles gastos de Control de Calidad de FAES que se generen por entradas no admitidas por FAES de más de un lote a través de Notas de Cargo, que serán automáticamente descontados de la factura (fijando el importe correspondiente en cada caso, en función del tiempo de control necesario para cada materia).
Transmisión del título de propiedad y riesgo.
El título de propiedad y el riesgo sobre la Orden de Compra se entenderán transmitidos por el Proveedor a FAES en el momento de la entrega y/o prestación de la Orden de Compra en el lugar y en las condiciones convenidas. El Proveedor responderá de la mercancía objeto de la Orden de Compra hasta su entrega en el lugar convenido y aceptación del correspondiente albarán, mediante sello y firma con la mención “PENDIENTE DE CONFIRMAR”.
Pagos
Se realizarán cuando se cumpla con el siguiente proceso:
- Facturas electrónicas Recepción de facturas: El Proveedor enviará su factura de forma electrónica a FAES, la cual deberá contener el número de Orden de Compra.
- Comienzo de plazo para pago: El plazo de pago empezará a correr a partir de que FAES reciba la factura en el correo electrónico , siempre y cuando se hayan recibido los productos y/o servicios, y se cumpla con los siguientes requisitos dispuestos bajo cotización:
- Contener los datos fiscales correctos.
- Contener el número de Orden de Compra correcto.
- Contener los datos solicitados por el Área de Finanzas de FAES.
- Congruencia entre los precios y las cantidades establecidas en la Orden de Compra.
- Descripción de los productos y/o servicios y el precio unitario e importe total.
- En caso de que la información no esté completa, FAES se lo notificará al Proveedor, y el plazo para pagar comenzará a correr cuando El Proveedor presente la documentación completa y correcta.
- En caso de entregas y/o prestaciones parciales, la fecha de factura y vencimiento de pago corresponderá a la última entrega y/o prestación de la Orden de Compra.
- Pago de factura
El pago de las facturas será de conformidad con las condiciones de pago especificadas en la Orden de Compra y, a falta de las mismas, serán abonadas mediante transferencia bancaria en el plazo de sesenta (60) días naturales desde la recepción de la misma por FAES. El pago se realizará siempre y cuando se cumpla con las condiciones establecidas en esta Orden de Compra, una vez que la mercancía y/o servicios hayan sido aprobado según las especificaciones y calidad acordadas. Todas las Órdenes de Compra y facturas deben estar cotizadas en pesos colombianos, salvo especificación en contrario.
Devoluciones y Rechazos
Es facultad de FAES el aceptar o rechazar, en su caso, los servicios, productos y/o mercancías si no cumplen con las especificaciones de la presente Orden de Compra. FAES sin responsabilidad alguna, se reserva el derecho de hacer devoluciones de los productos y mercancías, o exigir la reposición, total o parcial de los productos, mercancías y servicios que no estén de acuerdo con las especificaciones y estándares de calidad acordados con el Proveedor incluso hasta el momento de utilizar dichos productos, mercancías o servicios conforme a sus planes internos de trabajo.
En el caso de que los productos, mercancías o servicios no cumplan con las especificaciones acordadas entre FAES y el Proveedor, éste último será responsable de la devolución y reemplazo de estos en un plazo máximo de 3 (tres) días hábiles a partir de que sea notificado o se identifique el caso. FAES podrá disponer libremente de los productos y/o mercancías objeto de esta Orden de Compra sin responsabilidad alguna.
Sin perjuicio de lo anterior, la entrega y/o prestación por parte del Proveedor en más de tres (3) ocasiones de un producto no conforme en un plazo de doce (12) meses consecutivos facultará a FAES a terminar la relación comercial entre las partes.
Entregas extemporáneas
En caso de que El Proveedor no haga la entrega de los productos, mercancías o servicios en la fecha establecida en la presente Orden de Compra, FAES se reserva el derecho de aceptar o no los productos, mercancías o servicios. En caso de rechazo, FAES no tendrá obligación de pagar el costo de estos. En caso de aceptar la mercancía, productos o servicios se aplicarán las siguientes penalidades.
- Descuento del 3% diario sobre el valor de la Orden de Compra durante los primeros 5 (cinco) días de retraso si el impacto no forma parte de un incumplimiento mayor a FAES.
- Descuento del 5% diario a partir del sexto y hasta el décimo día.
- Después del décimo día. FAES se reserva el derecho de cancelar totalmente la presente Orden de Compra y no tendrá obligación de pagar el costo de los productos, mercancías o servicios.
Ejecución del servicio o entrega de la mercancía
El Proveedor debe realizar todo aquello que sea necesario para obtener la mercancía o prestar los servicios de esta Orden de Compra en la forma esperada por FAES, por lo que se compromete a lo siguiente:
- Ejecutar los servicios y la entrega de mercancía como una responsabilidad directa y exclusiva del mismo.
- Cumplir con los estándares de calidad de los que es especialista y utilizar su conocimiento y habilidades en la materia.
- Garantizar que el material o productos suministrados serán nuevos libres de defectos en diseño, material y mano de obra que no infrinjan derechos de terceros.
- Proporcionar a FAES en cualquier tiempo, toda la información que tiene derecho acerca del grado de ejecución de esta Orden de Compra, documentos como análisis de resultados, fichas técnicas o certificados requeridos del producto.
- En caso de requerirse, proporcionar a FAES a la entrega de productos, mercancía y/o servicios descritos en esta Orden de Compra, todos los documentos, expedientes, datos, manuales, cartas, garantías, fianzas o cualquier otro documento relacionado con los mismos.
- Devolver dibujos, guías de color, moldes o muestras que haya recibido para cumplir esta orden.
- Devolver todos y cada uno de los materiales, información confidencial, etc. proporcionados por FAES a El Proveedor para que éste último se encuentre en posibilidad de realizar el objeto de esta Orden de Compra.
Confidencialidad
El Proveedor se obliga, respecto de la información confidencial a:
- Guardar estricta confidencialidad de toda aquella información propiedad de FAES, que sea de su conocimiento en virtud de la ejecución de la Orden de Compra o cualquier otra información proporcionada por FAES, la “Información Confidencial”.
- Usar la Información Confidencial sólo para los propósitos aquí descritos, comprometiéndose a no darle uso diferente.
- No revelar y/o divulgar dicha Información Confidencial a ningún tercero más que en lo estrictamente necesario para la ejecución y/o prestación de la Orden de Compra, respondiendo de las consecuencias y asumiendo los daños en caso de que la Información Confidencial de FAES sea conocida por terceras partes.
- A elección de FAES y bajo petición por escrito de la misma, el Proveedor deberá devolver a FAES o destruir y certificar a FAES la destrucción de toda la Información Confidencial.
- El Proveedor desde este momento acepta que la violación o incumplimiento de lo dispuesto en la presente cláusula, y demás obligaciones derivadas de la presente, actualizaría los supuestos de infracción contemplados en las Leyes y Códigos vigentes en Colombia, aplicables a la materia, constituyendo un delito, debiendo responder El Proveedor ampliamente por los daños y perjuicios que dicho incumplimiento le cause a FAES, así como dejarla a salvo de cualquier litigio o problema originado por lo expresado anteriormente.
- El Proveedor tendrá la obligación de guardar confidencialidad con carácter indefinido mientras la Información Confidencial mantenga su carácter secreto y, en todo caso, durante el tiempo que tenga negociaciones con FAES y hasta 10 (diez) años después de la conclusión de esta Orden de Compra.
Obligaciones del Proveedor
- Cumplir y respetar las condiciones de la Orden de Compra que aparecen en el anverso, tales como: productos, mercancías, servicios, cantidad, unidad de medida, precio, términos y condiciones de pago y de entrega.
- Cumplir y respetar las características y especificaciones del bien o del servicio requeridos por FAES.
- Ejecutar esta Orden de Compra con estricto apego a las leyes y reglamentos que apliquen, tales como: seguridad, salud y protección ambiental, en forma enunciativa más no limitativa, en caso contrario El Proveedor se obliga a indemnizar y a dejar en paz y a salvo a FAES de cualquier reclamación presentada por cualquier tercero, así como el pago de honorarios razonables de abogados.
- Responsabilizarse de la seguridad de las personas y de las propiedades de FAES y/o terceros como consecuencia de los servicios prestados.
- Para la prestación de servicios El Proveedor deberá enviar personal que se encuentre inscrito en el ARL a las instalaciones de FAES, debiendo presentar copia de su afiliación, por lo que FAES se reserva el derecho de solicitar información que confirme que se cumple con todo lo anterior.
- Ser el único responsable de realizar todas las inscripciones o registros que por ley esté obligado a realizar con sus trabajadores.
- Sacar en paz y a salvo a FAES de cualquier reclamación de terceras personas que deriven de derechos de propiedad industrial o intelectual, como consecuencia de la compra de los productos, mercancías y/o servicios amparados por la presente Orden de Compra.
- No ostentarse ante terceros como representante de FAES en virtud de que es una persona independiente.
- No hacer uso, sin previo consentimiento de FAES de logotipos, marcas, denominación y otro medio de identificación de FAES, en su publicidad, en sus campañas de promoción o de cualquier otra manera, en relación con actividades que lleve a cabo el Proveedor, a menos que se establezca específicamente de otra manera.
- El Proveedor suministrará toda la mano de obra, las herramientas y el equipo necesarios para cumplir con todas las obligaciones a su cargo de conformidad con esta Orden de Compra.
- Las obligaciones establecidas en esta Orden de Compra continuarán después de la terminación, cancelación o cumplimiento de esta.
- El Proveedor no podrá ceder total o parcialmente los derechos y obligaciones de la presente Orden de Compra, sin la autorización previa y por escrito de FAES.
- El Proveedor conoce y se obliga a cumplir con todas las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos personales y usará la información personal que posea o que llegue a obtener de terceros únicamente para el propósito para la que fue recabada, y en caso de tramitarla a FAES, se obliga a contar con la autorización previa del titular de los datos personales (habeas data).
- El Proveedor manifiesta que conoce y se obliga a cumplir con todos los requerimientos de las leyes y disposiciones aplicables en materia de anticorrupción, tanto nacionales como extranjeras, y manifiesta que no entregará, efectuará, ofrecerá, prometerá o concederá pagos, ventajas o cualquier otra cosa indebida, pecuniaria o de otra índole, directa o indirectamente, a ninguna:
- Persona natural o jurídica,
- Asociación;
- Organismo público gubernamental o no, (incluyendo, pero no limitado a servidores públicos o empleados de cualquiera de las antes mencionadas)
- Empresa, Organización de participación estatal cualquiera que sea su modalidad
- Partido político o candidato a cualquier cargo público
Quién(es), actuando en representación o por sí mismo, se encuentre en la posición de obtener, influir, asegurar o retener cualquier negocio y/o proveer cualquier ventaja financiera o de cualquier otra índole para FAES, para la consecución de los fines de esta Orden de Compra.
Relación contractual
La relación contractual con el proveedor es de carácter civil y/o comercial, amparado bajo las leyes Colombianas, y se caracteriza por ser un acuerdo de voluntades, en donde de forma independiente y autónoma una persona natural o jurídica, denominada contratista y para este documento como “El proveedor”, se obliga a realizar o a ejecutar una actividad determinada y/o entrega de un bien, de acuerdo con el objeto mismo del contrato y/o orden de compra, a favor de otra, denominada contratante que para este documento corresponde a FAES Farma Colombia S.A.S.
No habrá ninguna relación laboral entre FAES y el Proveedor, ni entre FAES y los trabajadores y/o terceros contratados por el Proveedor. Si surgen conflictos de cualquier índole entre los trabajadores y/o terceros contratados por El Proveedor, el Proveedor será el único responsable de llevar a cabo todas las acciones económicas y no económicas que ante conflictos con terceros se surtan hasta dar solución y finiquito a los mismos. El proveedor exime a FAES de cualquier responsabilidad ante terceros contratados directa o indirectamente por el proveedor. El proveedor será responsable del pago de honorarios razonables de abogados para resolución de conflictos ante terceros.
Cancelación, anulación de Orden de Compra
FAES podrá cancelar la presente Orden de Compra (i) en cualquier momento y sin responsabilidad alguna mediante aviso por escrito a El Proveedor con (x) días de antelación, cubriéndose en este caso únicamente las cantidades correspondientes a los gastos o servicios realizados a la fecha de notificación, previa comprobación y entrega a entera satisfacción de FAES (ii) en el supuesto de que el Proveedor presente solicitud de suspensión de pagos, quiebra o concurso de acreedores o de liquidación, (iii) en caso de que el Proveedor no subsane el incumplimiento de alguna de las presentes “CGC” dentro de los siete (7) días hábiles siguientes a la recepción de la notificación en la cual FAES le haya instado de forma fehaciente su cumplimiento, (iv) cuando el incumplimiento no sea subsanable y, (v) en los supuestos de fuerza mayor.
Prohibición de subcontratación
El Proveedor no podrá subcontratar ni total ni parcialmente ninguna de las prestaciones objeto de la Orden de Compra que FAES le ha encomendado, así como ninguna de las obligaciones asumidas en virtud en las presentes “CGC”, sin la autorización previa y por escrito de FAES. En caso de autorización por parte de FAES, el subcontratista deberá cumplir las presentes “CGC” y el Proveedor responderá frente a FAES de cualquier actuación realizada por el subcontratista.
Nulidad
La declaración de nulidad de cualquiera de las Cláusulas contenidas en las presentes “CGC” no afectará a la validez del resto de Cláusulas. A tal efecto, FAES sustituirá la/s Cláusula/s afectada/s por otra/s que tengan los efectos jurídicos o económicos más semejantes a los de la/s sustituida/s.
Fuerza Mayor
Ninguna de las partes podrá ser considerada responsable del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones derivadas de las presentes “CGC” y/o de la Orden de Compra si el incumplimiento es debido a causas de fuerza mayor. El deber de cumplimiento de las presentes “CGC” y/o de la Orden de Compra quedará entonces en suspenso de pleno derecho, la parte afectada informará inmediatamente a la otra parte e indicará el tiempo que presumiblemente durará dicha causa de fuerza mayor y las partes deberán reunirse con el fin de convenir las disposiciones que deban tomarse en función de las circunstancias. La Parte afectada tomará todas las precauciones y adoptará las medidas que sean razonables y apropiadas a fin de minimizar el efecto de dicha causa y que ésta desaparezca tan rápido como sea posible. En el supuesto de que la fuerza mayor subsista por un periodo superior a noventa (90) días consecutivos, la parte que no haya alegado la fuerza mayor podrá resolver las presentes “CGC” y/o de la Orden de Compra inmediatamente.
Leyes aplicables
Las partes se someten en cuanto la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente contrato a las leyes vigentes y a los Tribunales competentes de Colombia, renunciando a cualquier fuero que pudiere corresponderles por su domicilio presente o futuro.
Muy Atentamente
Faes Farma Colombia, S.A.S.